Что такое электронные кассовые чеки и кому они нужны

Электронные кассовые чеки являются средством удостоверения онлайн-транзакций в соответствии с требованиями закона 54-ФЗ. Давайте более подробно рассмотрим, кому они необходимы, и кто может обойтись без них, а также разберем процесс их создания, доставки клиентам и другие важные моменты.

1. Определение электронного кассового чека
2. Преимущества использования облачных электронных чеков
3. Обязательность отправки кассовых чеков и сроки
4. Ситуации, когда формирование чека не требуется
5. Инструкции по созданию и отправке электронных чеков клиентам
6. Решение проблем, связанных с ошибками в чеке
7. Процедура коррекции чека
8. Итоги

Электронный кассовый чек – это электронный документ, подтверждающий совершение покупки товаров или услуг. Он сохраняется в электронном формате и может быть отправлен покупателю посредством SMS или на его электронную почту. Электронный кассовый чек полностью заменяет традиционную бумажную квитанцию, которую выдают в магазинах. Он играет важную роль в налоговой отчетности, позволяя контролировать доходы продавцов и размер налоговых обязательств.

В данном материале мы рассмотрим два способа формирования чеков: с использованием онлайн-кассы, которую необходимо приобретать или арендовать и регистрировать, и с применением электронных чеков без привязки к онлайн-кассе. Для последнего варианта доступна опция Cloud-чеков – удобного решения от Cloud для фискализации платежей, которое позволяет экономить на покупке или аренде кассового оборудования и его обслуживании, а также выполнять прием платежей и выдачу чеков, даже находясь за пределами страны.

Согласно 54-ФЗ, все организации, которые принимают платежи наличными или через интернет, обязаны использовать онлайн-кассы и создавать чеки. Это правило распространяется на разнообразные предприятия, включая магазины, кафе, рестораны, аптеки, заправочные станции, юридические компании и многие другие.

Важно подчеркнуть, что российская законодательная практика разрешает не только предоставление бумажных чеков, но также отправку их электронными версиями на адрес электронной почты или мобильный телефон клиента.

Критически важно соблюдать сроки отправки электронных чеков. Согласно закону, фискальные документы должны быть переданы оператору не позднее, чем через 30 дней после их создания. В противном случае, фискальный накопитель будет заблокирован, и операции с наличными деньгами станут недоступными.

Некоторые предприниматели, продающие товары или услуги в сети Интернет, могут быть освобождены от обязательного использования контрольно-кассовой техники. Сюда могут входить самозанятые предприниматели, B2B-компании, которые принимают платежи безналичным способом, мастера народных промыслов, предприниматели, действующие на основе патента, и другие аналогичные категории. Более подробную информацию о категориях предпринимателей, которые могут пользоваться такими льготами, можно найти в нашем информационном материале.

Для этого требуется использовать специализированное программное обеспечение, которое может быть установлено на кассовом аппарате или компьютере продавца. Это может представлять собой как отдельное приложение, так и часть комплексного программного обеспечения для автоматизации торговли и предоставления услуг. Примерами таких программ могут быть «1С:Касса», «Айко», «Такском», «Штрих-М: Кассир» и другие.

После завершения продажи продавец заполняет соответствующие поля в программе, включая информацию о товарах или услугах, их стоимость, налоги и другие данные. После этого программа автоматически создает электронный кассовый чек, который может быть передан покупателю посредством отправки на его мобильный телефон или адрес электронной почты.

Необходимо подчеркнуть, что для создания электронного чека необходимо иметь лицензию на использование программного обеспечения, а также регулярно обновлять его, чтобы соответствовать требованиям законодательства.

Для предпринимателей, которые предпочитают использовать облачные онлайн-кассы для генерации чеков, часто предоставляются готовые модули интеграции с популярными CMS или API. Примером такого сервиса является Интернет Касса, который предоставляет удобные решения для различных видов бизнеса, включая жилищно-коммунальные услуги, такси, курьерские службы, автоматы с продажей товаров и многие другие.

Различные способы доставки электронного чека покупателю:

1. Отправка на электронную почту.
2. Отправка через SMS-сообщение.

Иногда возникают ситуации, когда продавец допускает ошибки при создании чека. Эти ошибки могут включать в себя:

• Неверное наименование товара или услуги.
• Неправильно указанная цена товара или услуги.
• Отсутствие информации о количестве товаров или услуг.
• Неверно указанная дата покупки.
• Неточные данные о продавце или покупателе.
• Выдача неполного чека.
• Выдача нескольких чеков за одну и ту же покупку.

Ошибки в чеках могут привести к передаче некорректной информации в налоговую службу (ФНС) и возможным проверкам или налоговым штрафам. Поэтому в случае обнаружения неточностей в электронном кассовом чеке, необходимо их исправить.